AIで1枚資料を作る手順。言いたいことが多すぎて止まる人へ

AIで資料を作ろうとしているのに、最初の1枚で手が止まることがあります。相談前に見せる説明、上司に送る提案、初回面談で渡すサービス紹介。作りたいものは分かっているのに、スライドを開くと何から書くか分からない。

本当は、きれいな資料を作りたいわけではありません。短い時間で相手に伝わって、次の話に進める1枚がほしいだけです。けれど、AIに資料を作ってと頼むと、見出しだけ立派で、どこか自分の仕事から遠い文章が返ってくる。そこでまた手が止まります。

原因は、AIの使い方が悪いことではなく、相手が知りたいことを決める前に資料を作り始めていることです。1枚資料は、書きたいことを詰める紙ではありません。相手が判断するために、必要な順番で情報を置く紙です。白紙から資料を作る考え方はAIで資料の下書きを作る。白紙からの時間を減らす手順でも扱っています。ここでは、初回説明や提案で使う1枚資料にしぼって整理します。

まず、相手が口にしそうな不安を書き出す

最初に書くのはタイトルではありません。相手が心の中で思っている不安です。ここを外すと、資料は自分の説明ばかりになります。

たとえば、AIで資料作成を手伝うサービスを説明したいなら、相手はこう思っています。

• 何を頼めるのか分からない
• どこまで自分で準備すればいいのか分からない
• AIに丸投げされると困る
• 料金がどこで変わるのか分からない
• 相談したあと、しつこく営業されないか不安

この不安を書かずに、できること一覧から始めると、相手は自分に関係がある話か判断できません。逆に、最初に不安を言葉にできると、相手は「あ、それが知りたかった」と感じやすくなります。

料理で言えば、相手がお腹を空かせているのか、急いでいるのか、脂っこいものが苦手なのかを聞かずにメニューを出すようなものです。どれだけ品数が多くても、相手の状態に合っていなければ選びにくい。資料も同じで、最初に相手の不安を置くと、入れる情報が決まります。

1枚資料は、相手の質問に答える順番で並べる

初心者が作る1枚資料は、きれいなデザインより順番が大事です。おすすめの型は、相手の質問にそのまま答える形です。

• これは何の話か
• 自分に関係ある困りごとは何か
• 何をしてくれるのか
• どこまでが範囲か
• 次に何をすればいいか

この順番なら、相手は読みながら迷いにくくなります。たとえば副業で資料作成を受けるなら、いきなり実績やツール名を出すより、「手元のメモを、相談前に見せられる1枚に整えます」と書いたほうが伝わります。

「何をしてくれるのか」では、作業を具体的に分けます。目的を聞く。相手を整理する。構成案を出す。文章を短くする。人が数字と固有名詞を確認する。このくらいまで分けると、相手は頼む範囲を想像できます。

「どこまでが範囲か」も大事です。1枚資料の作成なのか、スライド10枚まで広がるのか。初稿だけなのか、修正も含むのか。ここが見えないと、相手は頼んだあとに金額や作業が増えるのではないかと不安になります。値付けと範囲の考え方はAI副業の値付け。最初の金額を決める手順にもつながります。

AIには、資料ではなく質問の整理を頼む

AIに最初から「1枚資料を作って」と頼むと、一般的な説明になりやすいです。先に頼むのは、相手が知りたい質問の整理です。

次のように頼みます。

次のサービスを初めて見る人が、相談前に知りたいことを整理してください。

サービス:
◯◯

相手:
◯◯に困っている初心者

出してほしいもの:
・相手が不安に思いそうなこと
・1枚資料に入れるべき項目
・入れると重くなるので削ったほうがよい項目
・最後に促す自然な次の行動

注意:
専門用語を使わず、相手の言葉で書いてください。

この返答を見てから、資料の構成を作ります。AIは文章を整える前に、相手の質問を見つける係として使う。この順番にすると、AIっぽいきれいな一般論から離れやすくなります。頼み方の基本はAIへの指示のコツ。頼み方を変えるだけで答えが変わるでも確認できます。

そのまま使える1枚資料の型

実際に作るときは、次の型に当てはめます。最初から文章を長くしないで、まず箇条書きで埋めます。

• 見出し。誰のどんな困りごとを扱う1枚か
• 共感。相手が止まっている場面を1つ書く
• 解決。何をどう整えるのかを短く書く
• 手順。依頼から初稿までの流れを3つに分ける
• 範囲。含むこと、含まないことを書く
• 次の行動。相談、確認、返信など1つだけ置く

たとえば、相談前の1枚ならこうです。

• 見出し。手元のメモを、相談前に見せられる1枚に整えます
• 共感。伝えたいことはあるのに、相手に渡す形で止まっていませんか
• 解決。目的、相手、材料を整理し、AIでたたき台を作って人が仕上げます
• 手順。材料を送る、構成案を確認する、1枚に整える
• 範囲。初稿1枚、修正1回まで。数字と固有名詞は依頼者側で確認
• 次の行動。まずは目的と見せる相手を送ってください

このくらいまで具体化すると、AIに清書を頼んでも大きく外れにくくなります。反対に、この型が埋まらないなら、まだ資料より前の整理が足りません。

入れない情報を決めると、急に分かりやすくなる

1枚資料が読みにくくなる原因は、情報が足りないことより、入れすぎです。自分では親切のつもりでも、相手から見ると、どこを読めばよいか分からなくなります。

削る候補は先に決めます。

• まだ確認できていない数字
• 相手が今は決めなくてよい細かい機能
• 長い自己紹介
• 使っているAIツール名の一覧
• 実績を盛って見せる表現
• 何でもできますに見える言い方

とくに、AIで作った文章には強い言い切りが混ざることがあります。短時間で高品質な資料を作れます、幅広く対応できます、安心して任せられます。こういう文は、読めますが判断材料にはなりにくいです。何を、どこまで、何日で、何回修正するのか。相手が決めるための情報に置き換えます。

送る前のチェックリスト

最後に、人の目で確認します。AIで作った資料は、見た目が整っているほど確認漏れに気づきにくくなります。

• 相手の不安が最初に言葉になっているか
• 何をしてくれるのかが1文で分かるか
• 手順が3つ以内に分かれているか
• 含むこと、含まないことが見えるか
• 数字、日付、固有名詞を確認したか
• できないことまでできるように見えていないか
• 次の行動が1つだけになっているか

この7つを見れば、かなり現実的な1枚になります。

AIで1枚資料を作るとき、最初に必要なのはデザインではありません。相手が言葉にできていない不安を先に書き出し、その質問に答える順番で並べることです。AIには清書より前に、相手の質問を整理してもらう。そこから1枚にしぼれば、白紙の前で止まる時間はかなり減らせます。